Документы необходимые для начисления пенсии. Какие требуются документы для оформления пенсии по возрасту (перечень). Право на досрочную пенсию

Перечень документов, предоставляемых работодателем страховщику, регламентируется Приказом Минздрава РФ №951н от 4.12.2009г. В свою очередь работодатель должен получить от готовящейся уйти в отпуск по беременности и родам будущей мамы документы для ФСС на возмещение декретных. 2019 год не стал в этом плане исключением. Порядок сбора документов для начисления пособий остался прежним.

Что такое декретные выплаты

Будущей маме полагаются отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за малышом (ст. 255, 256 ТК РФ). Оба оформляются в заявительном порядке, то есть работница сама решает, что ей выгоднее: брать положенный по закону перерыв в работе или продолжать работать.

Ситуации бывают разные, возможно, женщина не захочет терять выгодное место, хороший заработок и т.д. Законодатель учитывает желания беременной женщины. В частности, отпуск по уходу за малышом может взять любой работающий член семьи, а не только мама.

Обратите внимание: если мама малыша не работает, она имеет право на получение не всех пособий, а только некоторых из тех, что полагаются беременной.

Если будущая мама работает, но принимает решение прервать свою трудовую деятельность и уйти в декретный отпуск, нужно оформить его в соответствии с установленными законом правилами.

Это значит, что ей следует в обязательном порядке принести работодателю все необходимые документы, на основании которых рассчитают и выплатят денежные компенсации за все время декретного отпуска.

Пособие за раннюю постановку на учет, пособие по беременности и родам, единовременная выплата при рождении ребенка, пособие по уходу за ребенком до полутора лет - все эти выплаты и называются декретными.

Давайте разберемся, какие документы нужны для декрета по беременности.

Список документов для получения декретных выплат

Сразу нужно отметить, что декретные выплаты назначаются и выплачиваются поэтапно.

Первый этап. Женщине выплачивается пособие по беременности и родам.

Второй этап начинается со следующего после окончания отпуска по БиР дня и называется отпуском по уходу за ребенком. Эта часть декретного отпуска предоставляется также в заявительном порядке. Что это означает, рассмотрим ниже.

Как следует из норм ст. 255 ТК РФ, женщине по ее заявлению и на основании выданного медицинским учреждением листка нетрудоспособности предоставляется отпуск по беременности и родам продолжительностью не менее 140 дней в стандартном случае. Он оплачивается за счет средств Фонда социального страхования в установленном законом размере.

Стоит отметить: хотя отпуск по беременности и родам оформляется по листку нетрудоспособности и по сути приравнивается к больничному, но правило оплаты трех первых дней за счет работодателя в этом случае не действует. Выплата пособия по БиР с 1-го дня происходит только за счет ФСС.

Какие документы нужны для получения декретных, регламентируется ст. 12 ФЗ-№255 «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»:

1. Произвольной формы заявление о желании получить пособие по БиР. Одновременно излагается просьба о получении пособия по ранней постановке на учет.
2. Бюллетень и справка о ранней постановке на учет.
3. Справка о заработной плате, если крайние перед уходом в декрет два года женщина работала в нескольких организациях.

Этот перечень документов является обязательным для работающих женщин. Для неработающих нужно исключить пункт 3.

Работающая женщина

Сдает пакет документов работодателю. От того, насколько своевременно оформит будущая мама все справки, будет зависеть, получит ли она их все. Что следует сделать.

Шаг 1. Встать как можно раньше на учет.

Шаг 2. При сроке 30 недель получить у своего акушера больничный по БиР. Если врач прогнозирует одноплодную беременность без осложнений, больничный выдается на 140 дней. Если беременность многоплодная, продолжительность больничного увеличивается до 194 дней. Если беременная проживает в районе экологического бедствия, больничный по БиР выдается на 160 дней.

Обратите внимание: если работающая будущая мама решит не уходить в отпуск по БиР и будет трудиться до дня родов, ей оплатят только послеродовую часть отпуска по беременности и родам. В стандартном случае это 70 дней.

Шаг 3. Если в течение двух лет до года ухода в декрет женщина работала в нескольких организациях, потребуется справка с этих мест работы о средней зарплате за отработанное время. Пособие по БиР беременная вправе оформить сразу в двух местах.

Шаг 4. Имея на руках вышеназванные документы, будущая мама пишет заявление работодателю о желании уйти в декретный отпуск. Первый и последний дни отпуска по БиР определяются по датам, указанным в больничном листе.

Смотрите в видео, какие заявления следует написать работнице, которая собирается уйти в декретный отпуск

Безработная, уволенная по ликвидации организации

Обращается в управление социальной защиты по месту жительства. Будущая мама имеет право на получение пособия по БиР в минимальном размере, рассчитанном по установленному в регионе МРОТ. Пособие по уходу за ребенком, единовременное пособие при рождении ребенка также положено . Величина пособия по уходу также зависит от МРОТ в регионе. Какие документы нужны для ухода в декрет неработающей, обозначено выше; еще необходима копия трудовой книжки.

Студентка очной формы обучения

Получает выплаты по месту учебы. Если учебное заведение государственное и женщина обучается на бюджетном факультете, размер пособий зависит от размера стипендии, но не может быть меньше установленного законодателем минимума.

Нигде ранее не работавшая, уволенная по собственному желанию и др.

Пособие по БиР не полагается. Но такой маме положено единовременное пособие при рождении малыша и оплаченный отпуск по уходу до полутора лет. В управление соцзащиты нужно прийти с паспортом, свидетельством о рождении, трудовой книжкой. Написав заявление, молодая мама получит выплаты. Деньги переводятся на банковскую карту, почтовым переводом по месту жительства, на банковский счет.

Итак. Мы рассмотрели, какие документы для получения декретных в 2019 году нужно подготовить будущей маме до рождения малыша.

Вторая часть декретного отпуска и, соответственно, выплат будет связана с отпуском по уходу за ребенком.

Что нужно сделать для получения второй части декретных выплат

Если вынашивание беременности закончилось благополучным рождением малыша, по окончании послеродового периода, в стандартном случае он длится 70 дней, молодой маме нужно определиться с дальнейшими действиями.

У нее есть два варианта: написать заявление работодателю о предоставлении оплачиваемого отпуска по уходу за ребенком до полутора лет, или выйти на работу, если обязанности по присмотру за малышом возьмут на себя отец, бабушка или другой работающий родственник. О выходе на работу во время декретного отпуска можно прочитать .

Первый вариант

Молодая мама должна подать работодателю заявление не позже заключительного дня отпуска по БиР, приложив к нему:

• свидетельство о рождении;
• справку, что второй родитель не оформил такое пособие на себя;
• если ребенок усыновленный, свидетельство об усыновлении.

Размер пособия работающей женщины зависит от среднего дохода за расчетный период, и берется равным 40% от него.

Второй вариант

Сроки подачи документов

Законом предусмотрены следующие временные ограничения при подаче документов для начисления декретных.

Пособие по беременности и родам, пособие по ранней постановке на учет. Оплачиваются после предоставления больничного и справки из женской консультации. Крайний срок подачи документов - 6 месяцев с даты окончания отпуска по БиР, указанной в больничном.

Пособие по уходу до полутора лет. Подать документы на получение этого пособия нужно не позднее 6 месяцев с даты исполнения малышу полутора лет.

Компенсация, выплачиваемая разово при рождении ребенка. В каждом регионе размер пособия свой, зависит от районного коэффициента, базовое значение - 16 350 рублей. Документы для его получения подаются не позднее 6 месяцев с даты рождения ребенка.

Чтобы уйти в декрет нужно не только знать, какие нужны документы, но и не забывать о сроках их подачи. найдете дополнительные рекомендации, как правильно уйти в декрет.

Перечень документов, предоставляемых в территориальный орган ФСС РФ работодателем

Законом предусмотрено возмещение декретных из ФСС. 2017-2018 гг. планировались стать переходными для внедрения метода прямых выплат на всей территории РФ. В настоящее время не в пилотных регионах работает прежняя схема.

Декретные для ИП

Что делать будущей маме, если она индивидуальный предприниматель, и на ней не лежит обязанность платить страховые взносы в ФСС? Сможет ли она получить декретные выплаты? Да, может быть оплачен в случае заключения женщиной специального договора с ФСС не позже, чем за полгода до планируемой даты декрета, и наличия всех взносов за этот период.

Работодатель обязан предоставить в территориальный ФСС РФ все полученные от работницы документы, приложив данные о ее средней зарплате за расчетный период.

Оплатив декретные из фонда оплаты труда, в дальнейшем работодатель получит налоговый вычет по взносам в ФСС и возместит понесенные на оплату пособий расходы.

Если регион участвует в пилотном проекте ФСС, работодатель лишь направляет страховщику полученные от будущей мамы документы. Начисление и расчет делается самим ФСС. Если документы оформлены правильно и дополнительной проверки страхователя не требуется, в течение 10-ти дней с даты получения документов, делается начисление. Деньги поступают сразу на банковскую карту декретницы.

В случае прямых выплат работодатель отчисляет налоги в ФСС в полном объеме.

Задавайте вопросы в комментариях к статье и получите ответ эксперта

Часто будущих мам волнуют вопросы, связанные с декретным отпуском. Люди беспокоятся о выплатах и, желая получить все положенные денежные перечисления, ищут нужную информации. Мы рассмотрим с Вами какие документы нужно предоставить работодателю, чтобы Вам выплатили декретные и родовые.

В первую очередь для назначения декретного пособия нужно подать следующие документы:

• больничный лист из женской консультации, в которой Вы наблюдаетесь;
• заявление на имя руководителя учреждения или предприятия, в котором Вы работаете о предоставлении декретного отпуска.

Для послеродового отпуска по уходу за ребенком после родов нужно предоставить:

• больничный лист;
• заявление;
• свидетельство о рождении ребенка.

Расчет выплачиваемого пособия по беременности и родам может производиться на выбор женщины по одному из её последних мест работы. В таком случае по месту выплаты нужно предоставить справку от другого работодателя о том, что такие выплата он не проводит.

При расчёте декретных выплат женщина имеет право заменить расчетные года, если она может получить выплаты по ним гораздо выше, на более ранние. В этом случае нужно подать заявление на замену года.

Если в расчётный период входит время работы у другого работодателя, то нужно также предоставить справку о зарплате с этого места работы.

Документы для перерасчёта пособия по беременности и родам

Если Вы решили, что расчёт декретного пособия по другим критериям будет для Вас более выгодным или у Вас появились дополнительные документы, то можно подать заявление на перерасчёт декретных в течение трёх лет.

Выплата декретных, если женщина работает на нескольких работах

• Если на момент выдачи больничного об уходе в декретный отпуск женщина работает на нескольких работах, а все предыдущие два года работала там же, то в таком случае декретные выплачиваются по каждому месту работы. Однако, ежемесячное пособие по уходу за новорождённым выплачивается только один раз одним из работодателей на выбор роженицы. Женщина выбирает место выплаты исходя из того, где её средний заработок был выше.
• Если декретница на момент выдачи больничного декретного листа числится в штате у нескольких работодателей, а два предыдущих года она работала по другому месту работы, то все декретные выплаты ей могут быть произведены только на одном из последних мест работы, которое она выберет.
• Если декретница на момент выдачи больничного декретного листа числится в штате у нескольких работодателей, а два предыдущих года она работала там же и ещё у других работодателей, то в таком случае декретные выплаты могут производиться у всех работодателей, исходя из среднего заработка, либо по одному из мест работы, исчисляя сумму выплаты по совокупному среднему заработку на всех местах работы.

Куда подавать документы на декретные безработной?

Если женщина до декрета не была трудоустроена, то ей следует обратиться в отделение районного управления соцзащиты населения по месту прописки (РУСЗН или Рай СОБЕС). В этом случае выплата будет произведена территориальным фондом социального страхования, который назначает пособие. Вы можете также получать пособие по безработице, если встанете на учёт в центре занятости. Список документов для биржи труда одинаков для всех категорий населения.

Получение декретных студентке

Если декретница обучается на дневной форме обучения в техникуме, ВУЗе или другом учебном заведении, которое относится к таким, что выделяют стипендии из бюджетных средств, то согласно «Положению о назначении и выплате государственных пособий гражданам, имеющим детей» , принятому Постановлением Правительства РФ № 865 от 30.12.2006 года, она имеет право на получение пособия по беременности и родам. Размер такого пособия исчисляется в размере установленной стипендии, но не меньше, размер пособия, установленный законодательством России. Даже, если студентка учится на контрактной основе, пособие по беременности и родам ей выплачивается в учебном заведении государственного образца.

Если это негосударственное учебное заведение, то у него нет бюджетных средств, а, следовательно, они не обязаны платить пособие по беременности и родам.

Документы в ФСС для получения единовременного пособия при рождении ребенка

Единовременное пособие при рождении ребёнка выделяется всем семьям с новорождёнными, независимо от их социального положения. Эти средства выделяются Фондом социального страхования (ФСС) и выплачиваются одному из родителей по месту работы, а неработающим гражданам и ИП органами соцзащиты. Чтобы получить такое пособие нужно предоставить:

• заявление о назначении единовременного пособия при рождении ребенка на имя работодателя;
• справку о рождении ребенка из ЗАГСа;
• справка из бухгалтерии по месту работы другого родителя о том, что пособие не назначалось, а неработающие берут справку из органов соцзащиты;
• если ребёнок живёт только с одним из родителей после расторжения брака, то представляется свидетельство о расторжении брака;
• опекун предоставляет копию решения суда об установлении опеки;
• усыновитель предоставляет копию решения суда об усыновлении;
• приемные родители предоставляют договор о передаче им младенца на воспитание.

Безработные получают единовременное пособие в органах соцзащиты, для этого им нужно предоставить:

• паспорт;
• выписку из трудовой книжки;
• военнослужащим военный билет с отметкой о последнем месте службы;
• если родитель раньше никогда не работал официально и не имеет трудовой книжки, то это нужно написать в заявлении.

Если Вы обращаетесь в органы соцзащиты по месту пребывания или проживания, то нужно взять справку в соцзащите по месту регистрации о том, что пособие Вам не выплачивалось.

В органах соцзащиты пособие при рождении ребёнка также получают индивидуальные предприниматели, адвокаты, юристы, не имеющие отношения к обязательному социальному страхованию. Они предоставляют такие документы:

• документ, подтверждающий статус родителя;
• справку из ФСС о том, что субъект не зарегистрирован в качестве страхователя;
• справку о том, что пособие ранее не выплачивалось.

Каким документом определяются правила выплаты пособий по беременности и родам?

Все правила выплат пособий роженицам определяет Федеральный закон № 255 «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию» от 29.12.2006 года.

Сроки обращения за декретными

Согласно п. 2 статьи 12 Федерального закона 255 получить пособие на новорождённого ребёнка Вы можете, подав все необходимые документы в срок до 6 месяцев после даты окончания декретного отпуска, если Вы эти сроки упустите, то пособие выплачено не будет.

Юрист проконсультирует вас в комментариях к статье

В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.

Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.

Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.

При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи.

Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ.

Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.

Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.

Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса.

Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.

На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы.

Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать.

Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо - постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.

Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.

В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения.
Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.

В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».

Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:

1. По учету кадров:

• №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
• №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».

Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или группы сотрудников (Т-1а).
Срок хранения 75 лет.

• №Т-2 «Личная карточка работника»,
• №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».

Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.
Срок хранения 75 лет.

• №Т-3 «Штатное расписание».

Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя.
Срок хранения 3 года.

• №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».

Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников.
Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.

• №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
• №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде.
Срок хранения 75 лет.

• №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
• №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,

Применяется для оформления и учета отпусков.
Срок хранения 5 лет.

• №Т-7 «График отпусков».

Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса.
Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.
Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).

• №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
• №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,

применяется для документального оформления при прекращении трудовых отношений.
Срок хранения 75 лет.

• №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
• №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).
Срок хранения 5 10 лет).

• №Т-10 «Командировочное удостоверение»,

служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.
Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности - 75 лет).

• №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,

содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках - 10 лет).

• №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
• №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,

оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе. Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.
Срок хранения 75 лет.

2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

• №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,

Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам.
Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности.
Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.
Срок хранения 5 75 лет).

• №Т-13 «Табель учета рабочего времени»,

используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и убытия сотрудников).
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда - 75 лет).

• №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,
• №Т-51 «Расчетная ведомость»,
• №Т-53 «Платежная ведомость»,

применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 - не составляются .
В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).
Срок хранения 5 75 лет).

• №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,

применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам.
Срок хранения 5 лет.

• №Т-54 «Лицевой счет»,
• №Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт - средства вычислительной техники),

применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года.
Срок хранения 75 лет.

• №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,

используется для расчета причитающихся сотруднику отпускных выплат.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов - 75 лет).

• №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов - 75 лет).

• №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.
Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов - 75 лет).

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Кроме перечисленных в предыдущем разделе унифицированных формы документов существует еще множество документов, ведением которых должна заниматься организация.

Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством:

1. Трудовым кодексом:

• Трудовой договор, заключаемый с каждым сотрудником, его содержание и виды (гл.10-13 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

• Защита персональных данных работника (гл.14 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

• Трудовые книжки (ст.66 ТК РФ).

Срок хранения - до востребования. Не востребованные - 75 лет.

• Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка (ст.189 ТК РФ).

Срок хранения - постоянно (не менее 10 лет). Срок действия - до принятия новых Правил..

2. Федеральный закон от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных данных»

• Положение о персональных данных.

Срок хранения 75 лет.

3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003г. №225 «О трудовых книжках».

• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Срок хранения 75 лет.

Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации.
В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений.
Другие локальные нормативные положения:

• о заработной плате,
• премировании,
• коэффициенте трудового участия,
• и т.п.

разрабатываются и утверждаются в случае необходимости.

Кроме того, в организации должны быть следующие кадровые документы по охране труда:

• Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности.

Срок хранения - постоянно.

• Журнал регистрации инструктажных мероприятий;

Срок хранения 10 лет.

Требования охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса.

В соответствии с положениями ст.217 ТК РФ, у каждого работодателя , осуществляющего производственную деятельность, с численностью работников больше 50 человек, должна быть служба охраны труда либо специалист по охране труда, имеющий соответствующую подготовку или опыт работы в этой области.

В случае, если численность производственного предприятия менее 50 человек, то
руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе - по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ).

Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании.

Кроме вышеупомянутых, организация должна располагать следующими документами:

• Документы (карты) аттестации рабочих мест, планы об аттестации рабочих мест по условиям труда.

Проведение аттестации рабочих мест на сегодняшний день обязательно для всех организаций. Осуществляется специализированными организациями, имеющими государственную аккредитацию.
Срок хранения 45 лет. (При тяжелых, вредных, опасных условиях труда - 75 лет).

• Должностные Инструкции сотрудников.

Данные инструкции составляются для каждой позиции в штатном расписании.
Срок хранения - постоянно.

• Заявления сотрудников о приеме, увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставлении отпуска без сохранения зарплаты.

Срок хранения заявлений, не вошедших в личные дела сотрудников - 5 лет.
Срок хранения заявлений, вошедших в личные дела сотрудников - 75 лет.

• Договор о полной материальной ответственности (ст.243, ст.244 ТК РФ).

Заключается в обязательном порядке с сотрудниками, которые были приняты на предусматривающие материальную ответственность должности.
Срок хранения 5 лет (после увольнения материально ответственного лица).

• Журнал регистрации проверок контролирующих служб.

Ведение данного журнала обязательно для всех юридических лиц и ИП.
Срок хранения - постоянно.

Акты о несчастных случаях.
Срок хранения 75 лет.

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний.
Срок хранения 75 лет.

В заключение необходимо отметить, что вышеприведенные перечни документов не являются исчерпывающими, так как в процессе установления трудовых отношений у организации может возникнуть обязанность оформления иных документов (например, свидетельства государственного пенсионного страхования для ранее не работавшего сотрудника).

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ И СОХРАННОСТИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

В случае отсутствия утвержденных организацией в обязательном порядке кадровых документов, проверяющий инспектор по труду может привлечь организацию к административной ответственности.
Так, в соответствии со ст.5.27 КоАП РФ, нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц - в размере от 1 000 до 5 000 руб.,
• на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет за собой дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

В соответствии со ст.13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относятся: трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и т.п.) влечет:

• предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.,
• на должностных лиц - от 300 до 500 руб.

В соответствии со ст.90 ТК РФ, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

Это же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

В соответствии со ст.137 УК РФ, незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений:

• в публичном выступлении,
• публично демонстрирующемся произведении,
• в средствах массовой информации,

наказываются:

• штрафом в размере до 200 000 рублей,
• или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев,
• либо обязательными работами на срок до 360 часов,
• либо исправительными работами на срок до 1 года,
• либо принудительными работами на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового,
• либо арестом на срок до 4 месяцев,
• либо лишением свободы на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет.

При этом те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются:

• штрафом в размере от 100 000 до 300 000 рублей,
• или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 2 лет,
• либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет,
• либо принудительными работами на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет или без такового,
• либо арестом на срок до 6 месяцев,
• либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет.

Своевременность, полноту и правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируют Госархив и Трудовая инспекция, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки.

Жалобы сотрудников может рассматривать Прокуратура совместно с Трудовой инспекцией.

В соответствии с законом «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», гражданин, обращающийся за начислением трудовой , должен приложить следующие документы:

Удостоверение личности, подтверждающее принадлежность к гражданству, возраст и место жительства заявителя;

Документ, подтверждающий ;

Документ, в котором прописан уровень среднемесячного заработка заявителя в период с 2000 по 2001 год или же за 60 месяцев трудовой деятельности в период до 2002 года;

Документ об изменении фамилии, имени или отчества.

Если гражданин попадает под особую категорию, ему также необходимо предоставить следующие документы:

Документ о наличии нетрудоспособных членов семьи;

Документ, подтверждающий, что нетрудоспособные члены семьи находятся на иждивении заявителя;

Документ об инвалидности, в котором указана степень ограничения трудовой деятельности.

Чтобы подтвердить свое право на получение пенсии по возрасту в 2019 году, гражданин должен приложить только оригиналы документов, выданные на бланках установленного образца.

Для подтверждения личности, гражданской принадлежности и возраста заявителя принимается оригинал паспорта. Для подтверждения места жительства заявителя принимается паспорт Российской Федерации, зарегистрированный по месту жительства на территории России.

Чтобы подтвердить свой среднемесячный заработок за 2000-2001 год, необходимо предоставить выписку индивидуального лицевого счета в системе государственного пенсионного страхования.

Читайте также: Оформление досрочной пенсии. Досрочный выход на пенсию по сокращению штата

Если заявитель желает, чтобы размер его пенсии определялся в соответствии со среднемесячным заработком за любые 60 месяцев трудовой деятельности до 2002 года, необходима выписка лицевого счета за этот период. В случае если в этот трудовой период заявитель еще не был зарегистрирован в качестве застрахованного лица в единой системе пенсионного страхования, то среднемесячный заработок за этот трудовой период можно подтвердить справками от работодателя или государственного органа, выданными на основе бухгалтерской документации.

Если же предприятие, на котором работал заявитель, ликвидировалось, а прежний работодатель прекратил свою деятельность, необходимые справки можно получить в архивных организациях, вышестоящих органах или у правопреемников, если таковые имеются.

Если заявитель в период своей трудовой деятельности менял фамилию, имя или отчество, ему необходимо предоставить подтверждающий документ, к которому относится: свидетельство о заключении (расторжении) брака, свидетельство о смене ФИО, запись акта гражданского состояния (копия), справка должностных лиц иностранных государств (если смена фамилии происходила за границей).

Читайте также: Как получить справку по зарплате, если предприятие ликвидировано

Для подтверждения рождения ребенка необходимо подать его свидетельство о рождении. Если на момент обращения за начислением пенсии ребенок заявителя учится в образовательном заведении на дневной форме обучения, вместе со свидетельством о рождении необходимо подать также и справку из учебного заведения.

Если на иждивении у заявителя находятся нетрудоспособные члены семьи, вместе с общими документами он также должен предоставить справку из органов местного самоуправления или жилищных органов. Также факт наличия иждивенцев может быть установлен Комиссией территориальных органов ПФ.

Кроме того, вместе с документами и заявлением на начисление пенсии по возрасту, гражданин должен в обязательном порядке подать страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

По желанию заявителя, он может подать пакет документов и заявление как лично, так и отправив их по почте. Согласно статье 19 ФЗ «О трудовых пенсиях в РФ», днем обращения за начислением пенсии является день приема Пенсионным фондом соответствующего заявления и полного пакета необходимых документов. Если заявитель передает документы почтой, тогда днем обращения является дата, указанная почтовым штемпелем по месту отправления письма.

Документы для оформления пенсии по возрасту

Перечень документов для оформления пенсии предполагает наличие у гражданина, обратившегося за оформлением пенсионных выплат, таких бумаг, как:

• Паспорт гражданина.
• СНИЛС.
• Трудовая книжка. Кроме трудовых книжек, пенсионные органы, ответственные за назначение пенсии, принимают от заявителей иные документы. Документ, представленный вместо трудовой книжки, должен быть выдан гражданину работодателем и подтверждать трудовой стаж кандидата на получение пенсии.
• Справка подтверждающая, что имеет на иждивении членов семьи, признанных нетрудоспособными.
• Справка с места трудоустройства гражданина о его среднемесячном заработке.
• Документы о месте жительства, пребывания и фактического проживания заявителя.
• Справка о присвоении инвалидности.
• Бумаги, подтверждающие факт изменения Ф.И.О.

Заявление для оформления пенсии

Бланк заявления о назначении пенсии

Помимо представленного перечня документов, заявитель, рассчитывающий на получение пенсии по возрасту, должен составить заявление.

Стандартный бланк заявления для начисления пенсии каждый желающий может скачать на официальном сайте ПФР. Образец, размещенный государственными органами в сети, содержит такие пункты как:

• Полное наименование органа, которому адресовано заявление.
• Наименование заявления.
• Ф.И.О кандидата на получение пенсионных выплат.
• Номер страхового свидетельства заявителя.
• Сведения о гражданстве.
• Адрес места фактического проживания, а также места жительства и пребывания в РФ и за ее пределами.
• Номер телефона заявителя.
• Реквизиты документа, удостоверяющего личность.
• Сведения о трудоустройстве.
• Количество лиц, находящихся на иждивении у кандидата на назначение пенсии.
• Данные представителя, подающего документ за гражданина, имеющего право на пенсию.
• Просьба заявителя о назначении пенсии.
• Сведения о ранее назначенных пенсионных выплатах.
• Данные о приложенных к заявлению документах.
• Дата заполнения заявления.
• Подпись заявителя или его представителя и расшифровка подписи.

Как правильно заполнить документ

В правилах заполнения документа, с которыми можно ознакомиться на сайте федерального пенсионного органа, указано, что Ф. И. О. гражданина, которому будет назначена пенсия по возрасту, должны быть зафиксированы полностью и в именительном падеже.

Написание Ф. И. О. должно соответствовать их написанию в паспорте гражданина. В графах, связанных с местом жительства, следует указывать полный адрес, без каких-либо сокращений.

Удостоверить личность гражданина государственные органы могут не только с помощью паспорта, но и посредством изучения вида на жительство или иных бумаг. Наименование и реквизиты этих документов также должны быть отражены в заявке на начисление пенсии по возрасту.

Как подать документы

Куда подавать документы на начисление пенсии

Согласно нормам приказа Министерства труда и соцразвития № 884н от 17.11.2014 года, граждане для подачи документации на оформление пенсии должны обращаться в пенсионные органы, расположенные по месту их жительства.

Для лиц, не имеющих регистрации по месту жительства, законодатель регламентирует правило, по которому они могут подать пакет документов по месту пребывания или фактического проживания.

Не знаете свои права?

В ПФР подают заявки те категории лиц, которые:

1. Выехали за пределы страны с целью постоянного жительства
2. Не имеют подтвержденных регистрацией места жительства и пребывания на территории РФ.

Заключенные подают заявки через административные органы исправительного учреждения в отделения государственных органов, расположенные по месту его нахождения.

Кто подает заявку

Региональные отделения государственного пенсионного органа принимают заявления на назначение пенсионных выплат от граждан, имеющих на это право, и от их представителей.

Данные о представителе, подавшем заявление от имени кандидата, должны быть в полной мере отражены в этом заявлении.

Если пенсия будет оформляться на осужденного, то обращаться в отделение Пенсионного фонда по месту расположения исправительного учреждения он будет через его администрацию.

Когда можно подать заявление

Законодатель допускает подачу заявления на назначение пенсионных выплат:

• После наступления пенсионного возраста.
• До наступления пенсионного возраста - не ранее чем за 1 месяц.

Как реализовать право на досрочное назначение трудовой пенсии

Для назначения досрочной пенсии необходимо обратиться в Пенсионный фонд РФ. Чтобы получить консультацию специалиста, при себе необходимо иметь документ, подтверждающий право на пенсию. После того как сотрудник ПФР подтвердит, что гражданин вправе реализовать свое право, можно перейти к следующему шагу.

Отправляем заявление с приложением необходимых документов в ПФР. Делается это в электронной форме или при непосредственном участии заявителя. Рекомендуем перед походом в госорган записаться через интернет или по телефону на определенное время, чтобы не сидеть в очереди.

После приема всех документов ПФР выдаст вам расписку в их получении и начнет проверку. Обращаем ваше внимание на то, что в некоторых случаях в документах, подтверждающих стаж на досрочное назначение трудовой пенсии, может быть ошибка, например в написании должности, фамилии и т. д. В этом случае необходимо будет запросить документы из архива организации, которые подтвердят вашу правоту.

Прием и рассмотрение заявления гражданина

Прием документов

Принимая от гражданина заявление, специалист пенсионного органа осуществляет идентификацию личности заявителя, проверку правильности заполнения заявления и соответствия действительности тех сведений, которые в нем указаны.

Должностное лицо занимается изучением представленных копий и подлинников, сравнивает их и фиксирует имеющиеся расхождения, если они обнаруживаются при сличении. Если гражданин приложил к заявке неполный пакет документов, то должностное лицо сообщает ему об этом и предлагает донести недостающие бумаги.

После рассмотрения заявления и приложенных к нему бумаг сотрудник ПРФ регистрирует их и выдает заявителю расписку. В расписке указываются дата принятия заявления, а также наименования недостающих документов и сроки их представления в государственный орган.

Рассмотрение заявления

Изучая документы заявителя, должностное лицо пенсионного органа:

• Проверяет обоснованность начисления пенсии.
• Оценивает содержание сведений.
• Определяет соответствие информации в заявлении тем данным, которые содержатся в системах индивидуального учета.
• Принимает решение об установлении выплат или об отказе.

Таким образом, граждане, которые достигли пенсионного возраста или в ближайшее время достигнут его, должны позаботиться об оформлении пенсии. Чтобы это сделать, им потребуется оформить заявление, которое подается в местное отделение пенсионного органа.